Cómo crear una base de datos a partir de una hoja de cálculo de Excel

Este tumomentogeek.com te enseñará cómo crear una base de datos utilizando datos de una hoja de cálculo de Microsoft Excel importando los datos directamente a Access, que es el software de administración de bases de datos de Microsoft, o exportando los datos de Excel a un formato que funcione con la mayoría de los programas de bases de datos. Microsoft Access forma parte del paquete de software de Microsoft Office y solo está disponible para Windows.

Usando Microsoft Access

Usando Microsoft Access
Abra Microsoft Access. Es la aplicación roja con un UNA . Al hacerlo, se abre la página de plantilla de Access.
  • Access está diseñado para usar con Excel y viene incluido con Excel en Microsoft Office Professional y solo está disponible para Windows.
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Haga clic en Base de datos en blanco. Esta opción está en el lado superior izquierdo de la ventana.
  • Si desea utilizar una plantilla diferente para su base de datos de Access, seleccione la plantilla que desee en su lugar.
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Haga clic en Crear cuando se le solicite. Esta opción está en la esquina inferior derecha de la ventana emergente. Su base de datos de Access se abrirá.
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Haga clic en la pestaña Datos externos. Está en la barra de menú en la parte superior de la ventana de acceso.
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Haz clic en Importaciones guardadas. Encontrará esto en el extremo izquierdo de la Datos externos barra de herramientas. Aparecerá un menú desplegable.
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Seleccione Archivo. Está en el menú desplegable. Al seleccionar esta opción, aparece un menú emergente.
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Haz clic en Excel. Esta opción está en el menú emergente. Al hacer clic, se abre la ventana de importación.
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Haz clic en Examinar. Está en la parte superior derecha de la ventana.
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Seleccione una hoja de cálculo de Excel. Vaya a la carpeta en la que se encuentra su hoja de cálculo de Excel, luego haga clic en la hoja de cálculo de Excel que desea abrir.
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Haz clic en Abrir. Está en la esquina inferior derecha de la ventana.
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Especifique cómo transferir a los datos. Haga clic en el botón de radio a la izquierda de uno de los siguientes:
  • Importe los datos de origen a una nueva tabla en la base de datos actual: elija esta opción si creó una nueva base de datos sin tablas o si desea agregar una nueva tabla a una base de datos existente. Al crear una nueva tabla, puede editar la información en Access.
  • Anexar una copia de los registros a la tabla: elija esta opción si está utilizando una base de datos existente y desea agregar los datos a una de las tablas de la base de datos. Al agregar una tabla existente, puede editar la información en Access.
  • Enlace a la fuente de datos mediante la creación de una tabla vinculada: elija esta opción para crear un hipervínculo en la base de datos, que abrirá la base de datos de Excel en Excel. Con este método, no puede editar la información en Access.
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Haga clic en Aceptar. Lo encontrarás en la parte inferior de la ventana.
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Selecciona una hoja. En la parte superior de la ventana, haga clic en el nombre de la hoja que desea importar desde su documento Excel seleccionado.
  • De forma predeterminada, Excel crea libros de trabajo con tres hojas de cálculo con la etiqueta "Hoja 1", "Hoja 2" y "Hoja 3". Solo puede transferir una hoja a la vez; Si tiene información sobre las tres hojas, debe completar la transferencia con una hoja y luego volver a la pestaña "Datos externos" y repetir todos los pasos para cada hoja restante.
  • Puede eliminar, agregar y editar los nombres de estas hojas en Excel, y cualquier cambio que realice aparecerá en la base de datos de Access.
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Haga clic en Siguiente. Está en la esquina inferior derecha de la ventana.
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Habilitar encabezados de columna. Marque la casilla "La primera fila contiene encabezados de columna" si su hoja de Excel tiene sus propios encabezados de columna en la fila superior (por ejemplo, el UNA fila).
  • Desmarque la casilla si desea que Access cree los encabezados de columna.
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Haga clic en Siguiente.
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Edite las columnas y los campos de su hoja de cálculo si es necesario. Si desea importar todos los campos de la hoja de cálculo sin cambios, omita este paso:
  • Para editar un campo, haga clic en el encabezado de la columna que desea cambiar, luego edite el nombre del campo, el tipo de datos y / o si está indexado o no.
  • Si no desea importar un campo, marque la casilla "No importar campo (omitir)".
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Haga clic en Siguiente.
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Establezca la clave primaria para la base de datos. Para obtener mejores resultados, deje la configuración predeterminada aquí tal como está para permitir que Access configure la clave.
  • También puede establecer su propia clave marcando "Elegir mi propia clave principal" e ingresándola en el campo junto a esa opción, o puede seleccionar "Sin clave principal" (no recomendado).
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Haga clic en Siguiente.
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Agrega un nombre. Escriba un nombre para la hoja en el campo "Importar a la tabla".
  • Omita este paso para dejar la base de datos configurada con su nombre predeterminado.
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Haz clic en Finalizar. Esta opción está en el lado inferior derecho de la ventana.
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Haz clic en Cerrar. Está en la esquina inferior derecha de la ventana. Esto cerrará la ventana de importación y creará su base de datos.
  • Primero puede marcar la casilla "Guardar pasos de importación" si desea asegurarse de que Access recordará su configuración para esta base de datos.

Uso de software de base de datos de terceros

Uso de software de base de datos de terceros
Abre tu documento de Excel. Haga doble clic en el documento de Excel que desea convertir en una base de datos.
  • Si aún no ha creado su documento, abra Excel, haga clic en Libro en blanco y cree su documento antes de continuar.
Uso de software de base de datos de terceros
Haga clic en archivo. Está en la barra de menú que está en la parte superior de la ventana de Excel (Windows) o en la parte superior de la pantalla (Mac).
Uso de software de base de datos de terceros
Haz clic en Guardar como. Encontrarás esta opción en el Expediente menú.
Uso de software de base de datos de terceros
Haga doble clic en esta PC. Está en el medio de la página.
  • Omita este paso en una Mac.
Uso de software de base de datos de terceros
Selecciona un formato de archivo. Haga clic en el cuadro desplegable "Guardar como tipo" (Windows) o "Formato de archivo" (Mac), luego seleccione una de las siguientes opciones:
  • Si está utilizando una aplicación de base de datos basada en computadora, haga clic en un formato .CSV (valores separados por comas).
  • Si está utilizando una aplicación de base de datos basada en la web, haga clic en un formato .XML. Si su documento de Excel no tiene datos XML, no podrá elegir XML.
Uso de software de base de datos de terceros
Clic en Guardar. Está en la parte inferior de la ventana. Esto guardará su documento usando sus preferencias seleccionadas.
Uso de software de base de datos de terceros
Cree una nueva base de datos en su aplicación de base de datos. Este proceso variará según la aplicación que esté utilizando, pero generalmente abrirá la aplicación, haga clic en Nuevo (o Expediente > Nuevo ) y siga las instrucciones en pantalla.
Uso de software de base de datos de terceros
Localice el botón Importar ... A menudo se encuentra haciendo clic en el Expediente opción, pero su aplicación de base de datos puede variar.
Uso de software de base de datos de terceros
Seleccione su archivo de Excel. Localice y haga doble clic en el archivo que exportó de Excel.
Uso de software de base de datos de terceros
Siga las indicaciones de la aplicación de la base de datos para importar los datos.
Uso de software de base de datos de terceros
Guarda la base de datos. Por lo general, puede abrir el menú "Guardar" presionando (Windows) o (Mac).
¿Cuál es la diferencia entre una base de datos y una hoja de cálculo?
Una hoja de cálculo almacena información organizada en filas y columnas y, por lo general, es mejor que la use una persona a la vez. Una base de datos también puede tener información organizada en filas y columnas, pero no se limita solo a eso y puede almacenar información de acuerdo con una variedad de metodologías diferentes. Las bases de datos se hacen típicamente con múltiples usuarios simultáneos en mente y características de seguridad. Las bases de datos también permiten búsquedas u operaciones más complejas y que consumen mucho tiempo, y pueden eliminar parte de la redundancia que se hace necesaria cuando se usan hojas de cálculo de manera extensiva.
¿Cómo veo esta página en francés?
Copie y pegue en Google Translate; cuando copie las palabras traducidas en Excel, lo formateará automáticamente a su forma original.
He importado datos de Excel, pero ¿a dónde van y cómo accedo a la información para completar mi base de datos?
Puede ir a "Insertar> Tabla dinámica" y seleccionar "Usar conexión externa" y elegir la conexión que ha establecido. Esto le permitirá crear una tabla dinámica basada en esa base de datos externa de Access.
Si deseo mantener registros de las marcas y procesar las boletas de calificaciones, ¿cómo lo hago?
¿Cómo inserto varias columnas en una fila?
Existen varios sitios web gratuitos de bases de datos en línea que puede usar para crear una base de datos, aunque tendrá que registrarse para obtener una cuenta con la mayoría de estos servicios.
Si no tiene un software de base de datos completamente funcional, también puede necesitar un programa separado para abrir archivos de base de datos en PC o Mac.
Los datos de Excel no siempre se transfieren a una base de datos tan bien como podría esperarse.
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