Cómo crear una base de datos de clientes

Una base de datos de clientes puede eliminar una gran cantidad de papeleo para una empresa, proporcionando un repositorio único para información valiosa del cliente que puede ser utilizada por los equipos de ventas, el personal de atención al cliente e incluso el equipo de contabilidad. Si bien es posible comprar productos de software que proporcionan formatos básicos para este tipo de base de datos, se pueden crear bases de datos personalizadas teniendo en cuenta algunos aspectos básicos sobre la forma y la función.
Compra de software de creación de bases de datos. Elija un producto que sea compatible con el procesador de textos y otras herramientas de software utilizadas en el negocio. Esto facilitará la importación o exportación de datos de otras fuentes, lo que permitirá evitar ingresar una gran cantidad de datos en la base de datos recién creada.
Determine el tipo de información que se alojará en la base de datos del cliente. La mayoría de los diseños incluirán información como el nombre de la empresa, dirección postal, dirección física, nombre de contacto, números de teléfono y fax y direcciones de correo electrónico. Los datos adicionales, como la información sobre los términos del contrato, los precios y las notas sobre las tareas pendientes asociadas con cada cliente, a menudo se incluyen en los datos capturados y mantenidos en este tipo de recurso electrónico.
Considere los posibles usos de la base de datos. Además de proporcionar un recurso centralizado para recuperar datos importantes, piense en términos de qué tipos de informes podrían crearse utilizando los datos, o si la base de datos está destinada a usarse como un recurso para generar etiquetas de correo, listas de correo electrónico o incluso listas para usar en la transmisión de fax. Tener esto en cuenta ayudará a determinar cómo nombrar cada uno de los campos que albergarán datos, y facilitará el proceso de creación de formatos de informes que se extraen de esos campos.
Organizar los campos de datos. Cree una plantilla simple que siga una secuencia lógica a la hora de ingresar nombres, direcciones y otra información de contacto. Al hacerlo, es más fácil pasar de un campo al siguiente con un mínimo de interrupción y completar la entrada de un nuevo registro de cliente dentro de un período de tiempo razonable.
Establecer autorizaciones en cada uno de los campos. Esto incluye identificar qué campos se incluirán en los formatos de informe y cuáles pueden servir como base para ordenar o buscar las entradas de la base de datos. Asignar las autorizaciones correctas a cada campo agilizará la recuperación de los datos correctos cuando y como sea necesario.
Preparar formatos de informes. A menudo, algunos formatos básicos que se pueden usar con frecuencia serán suficientes, aunque a los usuarios clave se les puede otorgar la capacidad de crear informes personalizados que incluyen campos relevantes para el puesto de trabajo del usuario y el nivel de acceso a los datos del cliente.
Establecer credenciales de inicio de sesión y derechos de acceso. Una base de datos de clientes viable incluye la capacidad de crear credenciales de inicio de sesión que permiten que solo los empleados autorizados accedan a la información. Yendo más allá, la asignación de diferentes niveles de derechos asegura que cada usuario pueda ver, cambiar e ingresar datos relevantes para sus responsabilidades laborales, pero no podrá ver otra información que sea útil para otro personal.
Revise y pruebe la base de datos del cliente antes del lanzamiento. Intente utilizar la versión beta con un pequeño grupo de empleados para asegurarse de que cada una de las funciones funcione según lo previsto. Utilice los resultados de este grupo de prueba para resolver cualquier problema con el rendimiento, el formato y la facilidad de uso. Una vez que se abordan y resuelven todos los problemas, la versión final se puede implementar a toda la empresa.
¿Puede ser utilizado por los ingenieros móviles en el camino?
Depende del tipo de base de datos que use. Si está utilizando una base de datos MS Excel / MS Access, sí, pero tenga en cuenta que deberá actualizar todas las bases de datos una por una manualmente. Si está usando Zoho, puede usarlo sobre la marcha, pero necesitará algún tipo de red móvil para acceder a Zoho, ya que es un sitio web normal.
Intente diseñar la base de datos para que haya espacio para agregar más campos o características a medida que cambien las necesidades de la empresa. Esto permitirá continuar usando el producto por varios años sin tener que reemplazarlo con un producto más robusto.
No es inusual que una nueva base de datos de clientes demore un período prolongado en desarrollarse. Incluso cuando se utiliza un software que permite una fácil ejecución de una serie de tareas, puede llevar semanas encontrar el formato ideal.
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